Режим работы стола заказов : с 8-00 до 20-00
График работы администратора стола заказов : посменно 3*3 с 7-00 до 20-00, обеденный перерыв 1час.
Администратор принимает заказы как от частных лиц в течение всего рабочего времени..заявки от точек реализации принимает с 11-00 до 16-00. Заявки вносятся в компьютер в сводные бланки, распечатываются и раздаются по цехам, дубликаты передаются в экспедиции с целью отслеживания выполнения заявок. На следующий день заявки подшиваются и хранятся в течении 1 недели. Заявки поступают в основном по факсу.
Используемые термины:
Заявка – информация на приготовление блюда (продукции), поступившая администратору стола заказов при личном контакте, по телефону, факсу или другому каналу связи.
Журнал заявок – журнал, в котором регистрируются заявки с указанием № заявки, даты и времени поступления заявки, фамилии и инициалов заказчика, перечень заказанной продукции, место, дата и время доставки, контактный телефон, подпись администратора, принявшего заказ (см. «Журнал заявок»). Данный журнал хранится у администратора стола заказов.
Принять заявку – заявка считается принятой, если она занесена в журнал заявок и заполнены все вышеперечисленные пункты.
Данная инструкция регламентирует порядок действий при заказе продукции и особенности её доставки.
Ответственность за исполнение пунктов данного регламента несут администратор стола заказов и водитель.
В случае срыва доставки ответственное лицо несёт материальную ответственность : выполняет заказ и доставку за свой счет .
Контроль за выполнением пунктов регламента осуществляет администратор стола заказов.
Прием и выполнение заявки
Заявку принимает администратор стола заказов.
Стандарт приёма заявки:
– Стол заказов Пышка. Здравствуйте.
Не перебивая, выслушать покупателя.
– Что Вы желаете заказать?
Выслушав, принять заявку.
Посчитать общую сумму заказа с учётом доставки и озвучить её.
– Сумма Вашего заказа составила … рублей.
Выдержать небольшую паузу (2 секунды)
– Спасибо за заказ. Ваш заказ будет выполнен через … минут (если заявка не срочная и сделана на более поздний срок, то ещё раз проговорить дату, время и место доставки).
При заявке на сумму более тысячи рублей покупателя необходимо пригласить для внесения аванса в размере 30-50 процентов..
После приёма заявки администратор стола заказов заполняет бланк заявки. Затем он звонит бригадиру соответствующего цеха, который в свою очередь отправляет одного из своих сотрудников за заявкой. Сотрудник цеха, получив заполненный бланк, ставит разборчиво подпись в журнале заявок, подтверждая факт получения заявки.
Администратор должен отслеживать выполнение заявки , если заявка сделана на последующие дни.
После выполнения заказа на производстве, бригадир сам или через своего подчинённого отправляет продукцию в стол заказов вместе с бланком заявки. Администратор стола заказов проверяет заявку по количеству и фиксирует в журнале заявок время прибытия заявки из цеха.
В случае если заказчик сам забирает заказ, то ему выдаётся бланк заказа, чек. Итоговая сумма в бланке заказа должно совпадать с суммой выбитой в чеке. В случае если заказчик попросил доставку на дом, то см. п.3.
Доставка заказа
После прибытия заказа в стол заказов, администратор ещё раз оговаривает с заказчикои доставку и связывается с водителем (или организацией) осуществляющей доставку и определяет время доставки..
При заявке на сумму менее ——-ублей доставка платная и составляет —-рублей (прилагается отдельный чек). Директор предприятия имеет право корректировать условия доставки.
Водитель проверяет количество заявки по чеку, грузит продукцию в машину и берёт с собой чек, после чего ставит подпись в журнале заявок с указанием времени отъезда.
Стандартный набор фраз водителя при доставке:
– Здравствуйте. Компания «Пышка». Примите, пожалуйста, заказ.
Передать продукцию вместе с чеком заказчику и назвать сумму чеков (с учётом доставки).
– С Вас … рублей.
Получив деньги, прощается.
– До свидания (всего доброго).Спасибо.
Наличные деньги водитель доставляет администратору стола заказов.
Администратор стола заказов пересчитывает деньги и сверяет сумму с суммой заказа. звонит с сотового телефона
Задержан заказ с производства
ОСНАЩЕНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА АДМИНИСТРАТОРА СТОЛА ЗАКАЗОВ
Стол письменный с тумбой
Компьютер, принтер, телефон- факс с АОН, кассовый аппарат.
Окончание работы
Проверить разноску всех заказов на производство.
Проконтролировать выполнение заказов следующего дня
Привести в порядок весь наглядный материал: фотоальбомы, прайсы. Обеспечить на начало дня бланками.
Расставить по местам мебель
Проверить работу холодильного оборудования
Сдать рабочее место администратору зала .
С регламентом ознакомлены:
