- Организация работы экспедиции
- Общие положения
- Описание и принципиальная схема экспедиции
- Начало работы экспедитора
- Сверка поступающей продукции по накладным
- Заполнение накладной
- Отправка в точки реализации
- Отправка готовой продукции в отдаленные точки продаж
- Отправка готовой продукции в магазины
- Уборка экспедиции
- Окончание смены
- Сдача товарного отчёта, накладных (на продукцию, на тару)
Организация работы экспедиции
Общие положения
Штатное расписание составляется исходя из объемов отпуска продукции предприятием на сторону.
Должность |
Штат |
График работы |
Режим работы |
За что отвечает |
Ст. экспедитор |
1 |
5 дней в неделю (сб,вс- выходные) |
05:00…14:00 |
Отправкой продукции |
Экспедитор |
2 |
Сменный (3/3) |
05:00…17:00 воскресенье: 06:00…16:00 |
Приёмом продукции из цехов и отправкой продукции |
Оператор |
4 |
Сменный (3/3) |
05:00…17:00 |
Первый оператор: оприходование продукции с цехов в экспедицию.
Второй оператор: набор и распечатка накладных на отгрузку |
Фасовщица |
2 |
Сменный (3/3) |
05:00…17:00 |
Формирование заказов |
Водитель |
4 |
см. Приложение 2 |
Погрузка, доставка, разгрузка |
Для данных сотрудников предусмотрен обеденный перерыв в течении одного часа. Время обеденного перерыва определяется самостоятельно, исходя из текущей ситуации. Площадь комнаты 25-30 кв.м., которая оснащена входом и выходом. В комнате находятся стол для непроверенной продукции, электронные весы, стол для проверенной продукции, холодильные шкафы и горки, стеллажи. Оборудование и инвентарь промаркированы. Компьютер и принтер в пользовании сменного оператора и второй компьютер в пользовании дневного оператора.
Описание и принципиальная схема экспедиции
- Поступление из цехов.
- Стол для непроверенной продукции.
- Электронные весы.
- Холодильные шкафы и горки.
- Рабочие места операторов.
- Стол для проверенной продукции и формирования заказов.
- Стеллажи со сформированными заявками (подписаны по точкам реализации).
- Отправка продукции.
Начало работы экспедитора
Доставку дневных сотрудников экспедиции на рабочее место ежедневно осуществляется за счёт организации службой такси (на аутсорсинге). Рабочий день дневного экспедитора и оператора начинается в 5:00, поэтому чтобы в это время приступить к работе, они должны прибыть на рабочее место в 4:50 и переодеться. В случае принятия смены у своей сменщицы, экспедитор должен прибыть на рабочее место в 4:30 и проверить наличие и количество остатков по товарному отчёту. Произведя сверку, она расписывается в тетради приёма и сдачи смен, которая должна быть пронумерована и прошнурована. Эта тетрадь является обязательным документом. В случае расхождения фактических данных с данными в накладной, экспедитор составляет акт, в котором обязательно указывается Ф.И.О. экспедитора принимающего и сдающего смену, дата, позиции, по которым есть расхождения, количество указанное в товарном отчёте и фактическое количество. Данный акт должен быть составлен в присутствии сотрудника охраны и заверен им. В свою очередь при подписи данного акта сотрудник охраны должен убедиться в достоверности изложенной в нём информации.
Сверка поступающей продукции по накладным
Поступающая из цехов (1) продукция вместе с накладными попадает на стол для непроверенной продукции (2). На этой продукции обязательно должна быть наклейка, на которой указан пункт назначения (точка реализации). Экспедитор, в присутствии сотрудника охраны взвешивает продукцию на электронных весах (3) либо пересчитывает и переносит её на столы (6) . Накладную экспедитор передаёт оператору (5). Фасовщица в это время начинает формировать заказы и размещает их по соответствующим стеллажам.
Заполнение накладной
После взвешивания или подсчёта продукции экспедитор вносит фактические данные в бланк накладной[1]. Один экземпляр накладной (см. Приложение 1) хранится в экспедиции, другой в цехе. Таким образом, экспедитор заполняет данную таблицу, вписывая на пересечении соответствующих столбцов и строк данные о количестве продукции в штуках или кг. Каждая новая поставка в экспедицию вносится в отдельный столбец (для удобства оператора), над которым указывается время. В конце рабочего дня экспедитор и бригадир сверяют накладные и ставят подписи. Данные накладные нумеруются и проштамповываются оттиском печати и являются документом строгой отчётности.
Отправка в точки реализации
После сверки продукции по накладным и занесения данных в реестр экспедитор отдаёт этот реестр оператору, который «забивает» приход продукции из цехов в экспедицию, на основе которого другой оператор распечатывает накладные на перемещение[2]. Вместе с продукцией отписывается и тара. Экспедитор заверяет накладные своей подписью и ставит печать. Погрузка начинается в соответствии с графиком[3] (Приложение 2). Во время погрузки старший экспедитор (экспедитор) контролирует погрузку, чтобы на данную точку реализации была отправлена продукция предназначенная именно им. В случае наличия непредвиденных остатков продукции на складе экспедитор обзванивает наиболее крупные точки (магазины) и предлагает неотправленную продукцию.
Отправка готовой продукции в отдаленные точки продаж
При отправке товара в отдаленные точки продаж оператор экспедиции распечатывает накладные (2 экземпляра). Отправляемая продукция пересчитывается совместно водителем и экспедитором. При полном совпадении фактических данных с данными в накладной экспедитор ставит на накладных печать и свою подпись. Водитель забирает оба экземпляра. После доставки продукции в точку продаж и пересчета ее материально-ответственным лицом, водитель оставляет один экземпляр накладной материально-ответственному лицу, а другой экземпляр с подписью и расшифровкой подписи материально-ответственного лица возвращает экспедитору. Этот экземпляр сдается в бухгалтерию.
Отправка готовой продукции в магазины
Отправка продукции в магазины осуществляется в два этапа. Первый завоз производится до обеда, второй после обеда. Это связано с тем, чтобы продукция на витринах была должного качества и вида. При отправке товара в магазины оператор экспедиции распечатывает накладные (2 экземпляра на продукцию, 2 экземпляра на тару и 2 удостоверения качества). Отправляемая продукция пересчитывается совместно водителем и экспедитором. При полном совпадении фактических данных с данными в накладной экспедитор ставит на накладных печать и свою подпись. Водитель забирает оба экземпляра. После доставки продукции в точку продаж и пересчета ее материально-ответственным лицом, водитель оставляет один экземпляр накладной материально-ответственному лицу, а другой экземпляр с подписью и расшифровкой подписи материально-ответственного лица возвращает экспедитору. Этот экземпляр сдаётся в бухгалтерию.
Уборка экспедиции
После отправки продукции сменный экспедитор проводит уборку своего рабочего места (мойка столов (2), (6) и стеллажей (7) – ежедневно, холодильного оборудования (4) – 1-2 раза в неделю).
Окончание смены
Рабочий день сменного экспедитора заканчивается в 17:00. К этому времени экспедитор обязан заполнить товарный отчёт (см. Приложение 3), заполнив основные графы: остаток на начало дня, приход, расход, остаток на конец дня. Остаток на начало дня (ОНД) составляется по факту наличия продукции, он должен совпадать с остатком на конец вчерашнего дня. Приход продукции (П) формируется из накладных, поступивших с цехов. Расход (Р) составляется по накладным перемещения. Остаток на конец дня (ОКД) составляется по факту наличия продукции в конце рабочей смены, он должен совпадать с суммой (ОНД) и (П) за вычетом (Р), т.е. ОКД = ОНД + П – Р.
Сдача товарного отчёта, накладных (на продукцию, на тару)
Товарный отчёт и накладные подписанный экспедитором, сдаются в бухгалтерию на следующий день. На накладных обязательно должны быть подписи материально-ответственных лиц точек реализации, печати (при наличии).
[1] В бланке накладной ассортимент уже напечатан по каждому цеху в отдельности (т.е. для каждого цеха свой бланк). Печать данных бланков заказывается в типографии. Ассортимент бланка обновляется не реже чем 1 раз в 2 месяца с учётом новинок и продукции снятой с производства (ответственный за редактирование менеджер отдела качества)
[2] К этому времени оператор обязательно должен внести данные по отправляемой продукции в базу данных, т.к. отрицательные остатки на складе не возможны (особенность настройки программы). [3] График погрузки, маршруты движения и количество автомобилей для каждого филиала определяется индивидуально, исходя из количества и расположения точек реализации и объёмов производства.