В большинстве предприятий массового питания около 50% всех расходов составляют затраты на закупки, доставку, хранение продуктов, товаров, материалов. Поэтому все процессы, связанные с этой областью деятельности предприятия, подлежат строгому контролю. Прежде чем приступить к закупкам, необходимо точно установить, что именно следует приобрести, разработать спецификации для каждого приобретаемого товара. Спецификации должны быть составлены в письменном виде и служить средством контроля в руках приемщика. В них предусматриваются количество и качество закупаемых товаров. Для каждого приобретаемого товара заранее устанавливаются и указываются в спецификациях количество и объем (размеры). Изменение установленных размеров и объемов приобретаемых товаров приводит не только к путанице в работе обслуживающего персонала; это может вызвать недовольство потребителей, поскольку неизбежно отразится на порционировании блюд и напитков. Общее количество закупаемых предприятием товаров определяется объемом его товарооборота и ассортиментом блюд и напитков. Вместе с тем необходимо учитывать, что чрезмерно большие закупки приводят к перегрузке складских помещений, затовариванию. Поэтому при определении размера закупок следует руководствоваться не только объемом товарооборота и ассортиментом блюд, но и емкостью хранилищ и складов, наличием на рынке тех или иных товаров, сроками их поставок и другими конкретными факторами, определяющими работу предприятия. Некоторые предприниматели пытаются решить эту проблему, создавая на предприятии недельный, двухнедельный запас товаров и т. д. Однако весьма трудно вывести общие правила, которые можно было бы применять в совершенно различных условиях деятельности многочисленных и разнообразных предприятий. Существует лишь одно положение, подтверждаемое многолетним опытом, общее для всех предприятий массового питания: сохранение запасов товарно-материальных ценностей в возможно меньшем размере.
Учитывая, что большинство всех пищевых продуктов и продовольственных товаров подвержено порче, усушке, утруске и т. п., рекомендуется возможно более частая оборачиваемость товарных запасов. Многие, например, полагают, что замороженные продукты могут храниться в морозильной камере неопределенно долгое время. Однако на самом деле они и там подвержены усыханию и вымораживанию. Расчет оптимальных запасов товарно-материальных ценностей для предприятия питания может потребовать определенных затрат времени и труда, но при наличии полученных таким путем данных достигается в дальнейшем экономия времени и расходов, связанная с составлением заказов, получением товаров, их хранением. Кроме того, такой расчет, с одной стороны, позволяет избегать образования излишних отходов, а с другой — предотвратить нехватку того или иного товара.
Качество приобретаемых продуктов, как отмечалось выше, обязательно должно находить свое отражение в составляемых предприятием спецификациях. Так, например, если в меню предусмотрены говяжьи биточки с содержанием жира не свыше 20%, то это требование, направляемое поставщику, сохраняется неизменным до тех пор, пока блюдо включено в меню предприятия. Качество консервов устанавливается в зависимости от массы содержащейся в банке жидкости. Чем эта масса больше, тем ниже качество консервов. Рекомендуется выбрать консервы того качества, которое больше всего подходит для данного предприятия, и в дальнейшем уже не отступать от него в процессе производимых закупок. Как правило, для предприятий массового питания требуются продукты и сырье высокого качества, поскольку приготовленные блюда должны в течение определенного времени до реализации сохранить свою пищевую ценность. Это связано с известными трудностями, которые еще больше возрастают при использовании продуктов низкого качества. Так, например, кофе низкого сорта, только что приготовленный и поданный посетителю горячим, может сохранить свой вкус и аромат. Если же сварить такой кофе заранее и оставить на 15-20 мин на плите, то он приобретает излишне горький вкус и одновременно теряет специфический кофейный аромат.
Чем больше число наименований блюд в ассортименте предприятия, тем шире круг его поставщиков и количество необходимых поставок товаров, что неизбежно связано с увеличением расходов, затрат времени и труда на размещение заказов, прием товаров и продуктов, их обработку, хранение и ведение складской картотеки. Следовательно, закупки товаров и продуктов мелкими партиями у большого числа поставщиков фактически приводят к несоразмерно крупным расходам. Отсюда вытекает необходимость стремиться к предельной концентрации заказов и товарных поставок. Этому может способствовать ограничение ассортимента блюд: чем меньше наименований блюд и напитков в меню предприятия, тем уже перечень приобретаемых им товаров, продуктов, сырья. В этих целях рекомендуется вести подробный учет спроса с тем, чтобы постепенно исключать из ассортимента те наименования блюд и напитков, которые перестали пользоваться популярностью у потребителей.
При каждом предприятии массового питания должен быть оборудован въезд для автомашин с поступающими грузами. На крупных предприятиях обычно имеются товарные дворы с грузовыми платформами, уровень которых находится на одной высоте с днищем кузова автомашины, что значительно облегчает и ускоряет разгрузку. Непосредственно к входу в складское помещение должна примыкать специальная грузовая площадка, на которую водитель или грузчик складывает доставленные товары перед их проверкой. В условиях теплого климата эта площадка может находиться под навесом, в других условиях она должна быть оборудована в закрытом помещении. Желательно, чтобы площадка была расположена вблизи конторы и в непосредственной близости к главному складу для ускорения обработки поступающих грузов. Для обработки поступающих на предприятие грузов следует предусмотреть дешевые и простые подъемно-транспортные средства, обеспечивающие экономию времени и физических усилий персонала. К ним относятся прежде всего двухколесные ручные тачки и четырехколесные грузовые тележки, на которые укладывают прибывшие товары, направляемые затем в помещение, где производится их учет и проверка. После завершения этой операции грузы на тех же тележках перевозятся в помещение склада, где и укладываются на хранение. В зависимости от типа предприятия питания и объема получаемых им от поставщиков грузов оно оснащается для их взвешивания и проверки различными весовыми механизмами. Точные весы являются непременным средством оснащения каждого предприятия массового питания независимо от объема его работы, характера и назначения. При этом все поставщики должны знать, что отправляемые ими предприятию товары и грузы регулярно взвешиваются и проверяются адресатом. В помещении, где производятся прием и учет поступающих грузов, обязательно должен находиться набор необходимых инструментов: ножницы для резки проволоки, небольшой лом для открывания деревянных ящиков, специальный нож для срезания крышек с картонных коробок, кусачки, пассатижи, маркеры для пометки ящиков и коробок перед их укладыванием на хранение, калькулятор для проверки правильности накладных. Удобно хранить все эти инструменты в стенном шкафу, в помещении для приема грузов.
Продукты получают по количеству и качеству. Первый этап – предварительный. Приемка продукции по количеству производится по товарно-транспортным накладным, счетам-фактурам, путем пересчета тарных мест, взвешивания и т. п. Если товар поступил в исправной таре, кроме проверки веса брутто предприятие имеет право потребовать вскрытия тары и проверки веса нетто. Второй этап – окончательная приемка. Масса нетто и количество товарных единиц проверяются одновременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней, а по скоропортящейся продукции – не позднее 24 ч с момента приемки товаров. Масса тары проверяется одновременно с приемкой товара. При невозможности взвешивания продукции без тары (соленые огурцы, квашеная капуста в бочках, сметана, творог в бидонах) масса нетто определяется как разность между весом брутто и тары. В случае расхождения фактического веса тары результаты проверки оформляются актом на завес тары, который должен быть составлен не позднее 10 дней после ее освобождения. На каждом тарном месте (ящике, фляге, коробке) должен быть маркировочный ярлык с указанием даты, часа изготовления и конечного срока реализации. При обнаружении недостачи составляется односторонний акт о выявленной недостаче, этот товар хранится отдельно, обеспечивается его сохранность и вызывается поставщик по скоропортящимся товарам немедленно после обнаружения недостачи, по остальным – не позднее 24 ч. Поставщик по скоропортящимся товарам обязан явиться в течение 4 ч после вызова, по остальным — не позднее чем на следующий день. После завершения окончательной приемки составляется акт в 3 экземплярах. Одновременно с приемкой товаров по количеству товар принимается также и по качеству. Срок проверки качества для скоропортящихся товаров— 24 ч, для нескоропортящихся — 10 дней. Приемка товаров по качеству производится органолептически (по виду, цвету, запаху, вкусу). При этом проверяют соответствие стандартам, ТУ. К транспортным документам прикладываются сертификаты или удостоверения качества, где указываются дата изготовления, срок реализации, название фирмы; гигиенические сертификаты (с указанием допустимых и фактических уровней тяжелых металлов). В соответствии с законом «О защите прав потребителей» и санитарными нормами и правилами товар должен быть безопасным для здоровья потребителей Запрещается принимать:
- Ø мясо всех видов сельскохозяйственных животных без клейма и ветеринарного свидетельства;
- сельскохозяйственную птицу и яйца без ветеринарного свидетельства, а также из неблагополучных по сальмонеллезу хозяйств;
- консервы с нарушением герметичности;
- овощи и плоды с признаками гнили;
- грибы соленые, маринованные, сушеные без наличия документа о качестве;
- продукцию растениеводства без качественного удостоверения.
В случае обнаружения несоответствия качества составляется акт, как указано выше. Для обеспечения бесперебойной работы производств реализации продукции в достаточном ассортименте с учетом спроса потребителей необходимы товарные запасы.
Товарные запасы должны быть минимальными, но достаточными для ритмичной работы предприятия. Для предприятий общественного питания рекомендуются следующие нормы товарных запасов при нормальных условиях хранения:
- нескоропортящиеся продукты (мука, сахар, крупа) – 8 – 10 дней;
- скоропортящиеся продукты (мясо, рыба, птица и др.) – 2 – 5 дней,
- запасы хлеба, молока не должны превышать однодневную реализацию.
Сверхнормативные запасы увеличивают потери при хранении, замедляют оборачиваемость товаров, усложняют учет, загромождают складские помещения, при этом ухудшаются условия хранения.