Какой документооборот целесообразно внедрять в комбинате питания?

Подготовка предприятия к внедрению бумажного документооборота

БЛОК «АУДИТ»:

Список основных направлений, подлежащих периодическому аудиту со стороны УК заказчика:

• финансовая деятельность;
• логистика;
• производство.

Список документов, подлежащих диагностике (отчет о ДДС, отчет ПиУ, управленческий баланс, дебиторская задолжность, кредиторская задолжность, товары и сырье).

БЛОК «УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ»

• Методика планирования в БЦ.
• План работы фабрики – кухни (образец).
• Формы документов.
• План продаж по ассортименту.
• План закупок.
• План маркетинга.
• Инвестиционная смета.
• Финансовый план.
• Таблица системных показателей.
• Текущая кредиторская задолженность по группе компаний.
• Cash -flow компании за месяц.
• Положение по планированию финансово – хозяйственной деятельности.
• Положение об учетной политике группы компаний.
• Профайл группы компаний.

БЛОК «ЛОГИСТИКА»

• Описание Бизнес-процесса Логистика.
• Операционная карта по закупке группы компаний.
• Операционная карта менеджера по логистике.
• Бланк заказа продукции у поставщиков.
• Калькулятор затрат на доставку продукции от фабрики – кухни до точки реализации (включая межгород).
• Разработка оптимальных маршрутов доставки продукции до точки реализации.
• Прядок взаимодействия подразделения «Логистика» и других структурных подразделений УК.
• Расчет оптимальных складских запасов.
• Единый классификатор продукции и сырья.
• Формы, документы инвентаризации.
• Положение о службе «Логистика».
• Нормативы по температурным режимам хранения сырья и продукции.
• Положение о создании транспортного цеха.
• Нормативы расхода ГСМ.
• Нормативы технического обслуживания и технического осмотра транспортных средств.

БЛОК «АССОРТИМЕНТНЫЕ ПЕРЕЧНИ ТОВАРОВ, УСЛУГ, СЫРЬЯ»

• Ассортиментный перечень товаров и услуг.
• Ассортиментный перечень сырья (общий).
• Ассортиментный перечень сырья (сезонный).
• Единая база поставщиков продукции.
• Положение о мониторинге закупочных цен на рынке.
• Ассортиментный перечень вспомогательных материалов (упаковка, дезинфицирующие – моющие средства и т.д.).

БЛОК «ПРОДАКТ МЕНЕДЖМЕНТ»

• Перечень коэффициентов наценок на продукцию.
• Сводный анализ цен на продукцию и услуги на рынке общественного питания.
• Положение об упаковке, транспортировке, выкладке и подаче продукции.

БЛОК «ТОЧКИ ПРОДАЖ»

• Схема «Зоны продаж БЦ».
• Схема «Точки производства, точки продаж».
• Паспорта точка продаж (географическое месторасположение, количество посадочных мест/проходимость, штатное расписание, перечень ТМЦ, график работы, положение об обслуживании, приказ УК о создании и т.д.).
• Дизайн – проект и изометрический паспорт точка.

БЛОК «ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ»

• Накладная инвентаризации. Акт сверки (недостача, излишки).
• Положение о проведении инвентаризации в группе компаний.
• Акт итогов инвентаризации.

БЛОК «КАДРОВАЯ РАБОТА»

• Методология проведения интервью.
• Способы поиска персонала (9 направлений).
• Техника проведения собеседования.
• Список документов для официального оформления сотрудника.
• Анкета кандидата.
• Личная карточка работника (Унифицированная форма № Т-2).
• Трудовой договор.
• Договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
• Договор на обучение.
• Инструкция по противопожарной безопасности.
• Должностная инструкция.
• Заявление о приеме на работу.
• Заявление о подоходном налоге.
• Список основных направлений, подлежащих аудиту кадрового делопроизводства.
• Организационно-штатная структура и функциональные обязанности.
• Положение о премировании и депримировании сотрудников.
• Положение о работе службы контроля качества.
• Штатное расписание.
• Графики работы сбытовых и производственных подразделений.
• Положение о повышении квалификации и аттестации персонала.
• Положение о социальном обеспечении сотрудников.

БЛОК «ЮРИДИЧЕСКАЯ РАБОТА»

• Перечень документов, необходимых для функционирования предприятия.
• Перечень документов, получаемых при покупке готовой фирмы.
• Перечень документов при регистрации фирмы с нуля.
• Перечень документов для оформления лицензии на алкоголь.
• Перечень документов для согласования на размещение объекта.
• Перечень документов для получения заключения Роспотребнадзора.
• Бланки документов для получения лицензии.
• Сборник документов по законодательству в сфере общественного питания и гигиены и безопасности продуктов питания и населения с комментариями юриста.

БЛОК «ОБУЧЕНИЕ»

• Программа обучения персонала управленческого звена.
• Программа обучения обслуживающего персонала.
• Конспекты теоретических занятий по обучению персонала.
• Варианты тестов для проведения аттестации поваров.
• Варианты тестов для проведения аттестации пекарей.
• Варианты тестов для проведения аттестации кондитеров.
• Вопросы для аттестации продавцов по стандартам сервиса.
• Стандарты качества работы для поваров 3,4,5,6.
• Стандарты качества работы пекарей.
• Стандарты качества обслуживания  на предприятиях.
• Инструкция соблюдения корпоративного стиля одежды.
• Программа аттестации директоров и управляющих.
• Программа аттестации заместителей директоров.
• Аттестационные листы.
• Список вопросов для менеджеров высшего звена.
• Перечень обязанностей заместителя директора.
• Бланки для работы администраторов.
• Процедуры открытия и закрытия смен.
• Форма табеля учета работы сотрудников.
• Бланк наложения материального взыскания (штрафа) на сотрудников.
• Форма отчета администратора.
• Форма отчета кассира.
• Форма подсчета системных показателей.
• Форма графика уборки санузлов.
• Журнал проведения инструктажа по технике безопасности.
• Журнал регистрации результатов медицинского осмотра сотрудников.
• Инструкция по завершению трудового дня.
• Техника безопасности и санитарные требования к работе повара, кондитера, пекаря.

БЛОК «ТЕХНОЛОГИИ»

• Технологические карточки.
• Калькуляционные карточки.
• Маршруты внутрицехового перемещения сырья и полуфабрикатов.
• Сменные задания в производство.
• Суточные задания в производство.
• Марочные отчеты.
• Заявки на приобретение.
• Программа производственного контроля.
• Инструкции по эксплуатации технологического оборудования.
• Производственные памятки.
• Требования – накладные.
• Учетные листы.
• Наряды на выдачу ТМЦ.
• План производства.
• Визуализированные технологические карты с фотоописанием процесса.
• Сборник рецептур.
• Положение о праве личного брокеража.

БЛОК «ОБСЛУЖИВАНИЕ СРЕДСТВ ПРОИЗВОДСТВА И САНИТАРНЫЙ КОНТРОЛЬ»

• Положение о техническом обслуживании средств производства.
• Паспорта на все единицы оборудования на русском языке.
• Инструкции по эксплуатации оборудования.
• Образцы карточка статистики работы оборудования на отказ.
• Журнал учета аварийных ситуаций, остановок производства, нарушений технологических процессов, создающих угрозу санитарно-эпидемиологическому благополучию населения.
• Бракеражный журнал ежедневной оценки качества кулинарных изделий.
• Журнал осмотра персонала холодного, горячего, кондитерского цехов на гнойничковые и острые респираторные заболевания.
• Журнал контроля качества фритюрных жиров.
• Журнал визуального контроля за соблюдением санитарных норм и правил, обеспечением противоэпидемиологического режима на производстве.
• График проверки качества поступающего на реализацию продовольственного сырья и пищевой продукции по документам, органолептическим показателям, условиям ее транспортировки, хранения и реализации.
• График проверки температуры воздуха внутри холодильников, холодильных камер и другого холодильного оборудования.
• Проверка соблюдения технологии изготовления кулинарных изделий.

Журнал контроль за исправностью работы систем:

• Внутреннего водоснабжения (горячего температура горячей воды в точке разбора должна быть не ниже 65С, холодного);
• Канализации;
• Механической приточно-вытяжной вентиляции;
• Холодильного;
• Технологического оборудования;
• Системы искусственного освещения;
• График заборов вода из системы внутреннего водоснабжения предприятия на микробиологические показатели безопасности.
• График забора смывов с посуды, инвентаря, оборудования, рук, санитарной одежды персонала.
• График проверка качества и своевременности уборки помещений, соблюдения режима дезинфекции, соблюдения правил личной гигиены (визуально).
• График контроля факторов производственной среды.
• График контроля уровня искусственной и совместной освещенности.
• Оценка состояния параметров микроклимата в производственных помещениях.
• Оценка уровней шума на рабочих местах.

БЛОК «МАРКЕТИНГ»

• Маркетинговая стратегия развития группы компаний.
• Обзор конкурентов.
• План рекламной деятельности.
• План выставочной деятельности.
• Положение о доступе и разграничении коммерческой  информации.

Положение о стандартах предприятия:

1. стандарты обслуживания;
2. стандарты качества;
3. стандарты корпоративного поведения и внутреннего распорядка;
4. стандарты учета;

БЛОК «АВТОМАТИЗАЦИЯ»

• Положение о внедрении и обслуживании системы автоматизации.
• Стандарты автоматизации предприятия.

БЛОК «БЕЗОПАСНОСТЬ»

• Положение о режиме безопасности на предприятиях группы компаний.
• Положение о доступе и разграничении информации.
• Положение об эксплуатации систем видеонаблюдения.
• Положение о проверке благонадежности сотрудников при приеме на работу.
• Положение о взаимодействии с органами охраны общественного порядка.