Основным документом о трудовой деятельности является трудовая книжка установленного образца. Правительством Российской Федерации устанавливаются форма и порядок хранения, ведения, изготовления трудовых книжек.
При заполнении трудовой книжки не допускается зачеркивания записей – так как признание их недействительными происходит путем соответствующих изменений. В трудовой книжке фиксируются сведения о сотруднике, о выполняемой им работе, о случаях перевода на другую работу и увольнении. В трудовую книжку не вносятся сведения о взысканиях за исключением тех случаев, когда эти взыскания носят дисциплинарный характер.
По желанию сотрудника есть возможность занести в трудовую книжку сведения о работе, которую выполняет работник по совместительству. Кроме того, все записи, отражающие сведения о награждениях, поощрениях, которые были внесены в книжку за время работы в компании, должны заверяться подписью руководящего лица или сотрудника, который наделен его полномочиями.
При приеме на работу сначала вносится запись о наименовании организации и профессия (номер) и дата издания приказа о приеме на работу. При прекращении трудовой деятельности запись об этом вносится в соответствии с точной формулировкой трудового кодекса РФ.
