ОПЕРАЦИОННАЯ КАРТА ПО ЗАКУПКЕ ХОЛДИНГА
| Функции Процессы | Менеджер по логистике | Руководитель СЛ | Директор БЦ | Шеф-повар | Кладовщик | Бухкипера БЦ | Результат процесса |
| Централизованная закупка Заказ продуктов | -МЛ получает заявку( по установленной форме ) на закупку от дир. БЦ для согласования на электронный адрес (____________________) до 19.00 по рабочим дням. | – Директор БЦ ежедневно (понедельник -пятница)принимает заявки от кладовщика и шеф-повара на закупку товара. – Директор БЦ определяет обоснованность заявки, сверяя заказ с текущим состоянием продуктов в системе «Магнат». При необходимости закупки директор БЦ заполняет карту по закупке установленного образца. | -Шеф-повар при необходимости закупки по установленному графику за день до поставки подает заявку (установленного образца) директору БЦ. | -Кладовщик по рабочим дням при необходимости закупки за день до поставки подает заявку (установленного образца) директору БЦ. | – Утверждение порядка ответственности и последовательности взаимодействий между службой логистики УК и БЦ . -Доставка продуктов в БЦ в соответствии с заказом. -Исключение возможности несанкционированного ввода накладных и не согласованной закупки с службой логистики УК . -Постоянный контроль за вводом накладных в систему «Магнат». – Сокращение оборотных средств в БЦ и уменьшение сроков оборачиваемости товаров. -Исключение закупки неликвидных товаров. | ||
Согласование заказа на закупку | – Получив заявку на заказ МЛ в течении 20 минут после получения заявки от БЦ сверяет ее через систему «Магнат»с текущим состоянием продуктов в БЦ. -При необходимости МЛ вносит изменения в заказ( о которых сообщает директору БЦ) . | – РСЛ ежедневно выборочно контролирует заказы на закупку из БЦ , все заказы на сумму свыше 20.000 руб. утверждает лично. | -Директор БЦ отправляет заявку на заказ по электронной почте МЛ в УК на адрес (____________) до 19.00 по рабочим дням. -В течение 30 минут директор БЦ получает подтверждение на закупку от МЛ , при необходимости согласовывает заказ с МЛ по телефону _____________________________________________ -Доставка по заявке на закупку присланной до 14.00 оформляются на следующий день, а полученные после 14.00 оформляются с доставкой через день кроме субботы и воскресения . | -Шеф-повар согласовывает с директором БЦ заявку на закупку исходя из текущего состояния в системе «Магнат» | -Кладовщик согласовывает с директором БЦ заявку на закупку исходя из текущего состояния в системе «Магнат» | ||
Заказ товара у поставщика | -После проверки и согласования заявки с БЦ МЛ производит заказ у поставщика через оператора, согласовывает его , определяет дату поставки и форму оплаты. -Доставка по заявки на закупку присланные до 14.00 оформляются на следующий день, а полученные после 14.00 оформляются с доставкой через день кроме субботы и воскресения . | ||||||
Поставка товара | -Директор БЦ организует прием товара в БЦ лицами ответственными за этот процесс.(шеф-повар, кладовщик) | -Шеф-повар принимает товар на кухню от поставщика , сверяет его с накладной , если есть необходимость вносит изменения в накладную и подписывает ее. .К товару прилагается счет-фактура, сертификаты, если оплата по факту то кассовый чек. -После приема товара шеф-повар передает бухкипперу накладную на товар, счета фактуры, кассовые чеки , сертификаты , не позднее 11.00 следующего дня после поставки. | -Кладовщик принимает товар на бар от поставщика , сверяет его с накладной , если есть необходимость вносит изменения в накладную и подписывает её. К товару прилагается счет-фактура, сертификаты, если оплата по факту то кассовый чек. -После приема товара кладовщик передает бухкипперу накладную на товар, счета фактуры, кассовые чеки , сертификаты , не позднее 11.00 следующего дня после поставки. | -Бухкиппер БЦ принимает от шеф- повара или кладовщика накладные на поставленный товар , счета фактуры, кассовые чеки , сертефикаты.Эти документы хранятся у бухкипера БЦ в отдельных папках. -Бухкиппер БЦ вносит состав накладных в систему «Магнат» непозднее 12.00 следующего дня после поставки. -Копия накладных пересылается МЛ в УК по электронной почте на адрес (__________) до 19.00 по рабочим дням. -На товар который оплачивается по факту бухкиппер БЦ выписывает расходно – кассовый ордер и после этого производит выдачу денег из кассы. | |||
|
Самостоятельная закупка при форс-мажорных обстоятельствах, закупка на банкет. Заказ товара | 1.МЛ получает заявку ( по форме№1,№2) на закупку от дир . БЦ для согласования на электронный адрес (___________) до 17.00 ежедневно. электронной почте и по телефону В БЦ.. | – РСЛ ежедневно выборочно контролирует заявки на самостоятельную закупку из БЦ , все заказы на сумму свыше 5.000 руб. утверждает лично. | 1.Получает заявку на продукты от шеф-повара по форме №2 или кладовщика по форме №1. 2.Сверяет ее с текущим состоянием в системе «Магнат». 3.При необходимости произвести самостоятельную закупку посылает заявку на электронный адрес (____________) до 17.00 ежедневно МЛ в УК . 4. Получив подтверждение, согласованного количества продукта , от МЛ по электронной почте и по телефону производит закупку. 5.Если не возможно согласовать заказ по электронной почте, то заявка согласовывается по телефону МЛ(8-901-510-12-70) | 1.При недопоставке или недопоставке поставщиком продукции по заявке на закупку, непредвиденном расходе большего количества определенного продукта шеф-повар заполняет заявку на самостоятельную закупку по форме №2 и отдает ее на утверждение директору БЦ. | 1.При недоставке или недопоставке поставщиком продукции по заявке на закупку, непредвиденном расходе большего количества определенного продукта бармен заполняет заявку на самостоятельную закупку по форме №1 и отдает ее на утверждение директору БЦ. | 1.Получает от директора БЦ накладные на закупку, счета, кассовые чеки на товар. 2.Вводит их в систему «Магнат» до 12.00. 3. Передает копии накладных МЛ в УК не позднее следующего дня после введения накладной в систему «Магнат». | – Утверждение порядка ответственности последовательности взаимодействий между службой логистики УК и БЦ . -Доставка продуктов в БЦ в соответствии с заказом. – -Исключение возможности несанкционированного ввода накладных и не согласованной закупки с службой логистики УК . -Постоянный контроль за вводом накладных в систему «Магнат». – Сокращение оборотных средств в БЦ и уменьшение сроков оборачиваемости товаров. -Исключение закупки неликвидных товаров. |
| 2.МЛ в течение 20 минут после получения заявки от БЦ сверяет ее через систему «Магнат»с текущим состоянием продуктов в БЦ. 3.После согласования заявки МЛ подтверждает заказа по электронной почте и по телефону В БЦ.. 4.Если не возможно согласовать заказ по электронной почте то заявка согласовывается по телефону с МЛ (___________). | |||||||
Закупка и приходывание товара | -МЛ ежедневно кроме субботы и воскресения до 14.00. контролирует введение накладных в систему «Магнат» по каждому БЦ – После проверки данных МЛ письменно ( по e-mail) сообщает в срок до 14.30 РСЛ и ИМ холдинга о результатах проверки. | -Директор БЦ назначает ответственного за самостоятельную закупку или производит ее сам . -.Директор БЦ не позднее 11.00 следующего дня после закупки отдает бухкипперу накладные , счета и чеки на товар для введения их в систему «Магнат» | -Шеф-повар принимает товар на кухню от директора БЦ или ответственного за закупку , сверяет его с накладной , если есть необходимость вносит изменения в накладную и подписывает ее. .К товару прилагается счет-фактура, сертификаты, кассовый чек. -После приема товара шеф-повар передает бухкипперу накладную на товар, счета фактуры, кассовые чеки , сертификаты , не позднее 11.00 следующего дня после поставки. | -Кладовщик принимает товар на бар от директора БЦ или ответственного за закупку , сверяет его с накладной , если есть необходимость вносит изменения в накладную и подписывает ее. К товару прилагается счет-фактура, сертификаты, кассовый чек. -После приема товара кладовщик передает бухкипперу накладную на товар, счета фактуры, кассовые чеки , сертификаты , не позднее 11.00 следующего дня после поставки. | 1.Получает от директора БЦ или лица ответственного за закупку накладные на закупку, счета, кассовые чеки на товар. 2.Вводит их в систему «Магнат» до 12.00. 3. Передает копии накладных МЛ в УК не позднее следующего дня после введения накладной в систему «Магнат». | ||
| Ежедневная закупка в БЦ на 500 рублей. Порядок закупки | –Директор БЦ назначает ответственное лицо за ежедневную закупку (зам. директора БЦ, администратор смены) -Директор БЦ выдает накладную № 3 для закупки и определяет количество закупаемого товара с шеф-поваром.. | -Шеф- повар подает заявку директор БЦ на ежедневную закупку. | -Бухкиппер БЦ выдает ответственному лицу (зам.директора БЦ, администратор смены) 500 рублей на ежедневную закупку | – Утверждение порядка ответственности и последовательности взаимодействий между службой логистики УК и БЦ . – Закупка только утвержденных позиций на сумму не более 500 руб. – контроль ввода накладных в систему «Магнат». | |||
Порядок приема и приходывания товара | -МЛ ежедневно кроме субботы и воскресения до 14.00. контролирует введение накладных в систему«Магнат» по каждому БЦ -После проверки данных МЛ письменно ( по e-mail) сообщает в срок до 14.30 РСЛ и ИМ холдинга о результатах проверки. | -Директор БЦ расписывается в накладной на самостоятельную закупку и передает ее для приходывния бухкипперу БЦ не позднее 11.00 следующего дня. | -Шеф-повар принимает товар от зам.директора БЦ или администратор смены по накладной на ежедневную закупку и передает ее Директору БЦ. | -.Получает от директора БЦ или лица ответственного за закупку накладную на закупку, счета, кассовые чеки на товар. 2.Вводит их в систему «Магнат» до 12.00. 3. Передает копии накладных МЛ в УК не позднее следующего дня после введения накладной в систему «Магнат». |
