Компетенция и ответственность. Часть пятая

Весь анализ задач является всего лишь подготовкой для целесообразного синтеза задач. Отдельные или элементарные задачи группируются (централизуются) с вполне определенных точек зрения, а с иных точек зрения они обязательно разделяются (децентрализуются). Решение о централизации или децентрализации следует принимать в самом начале синтеза, и они уже ведут к макроструктуре предприятия.

Централизация означает обобщение однородных частных задач по определенному принципу. Аспектами централизации могут быть:

• операция
• объект
• очередность
• фаза
• целесообразность

Поскольку задачи предприятия уже раздроблены по этим аспектам в ходе анализа задач, теперь легко произвести соответствующее обобщение частных задач. А в заключении следует оценить преимущества и недостатки отдельных процессов, направленных на централизацию, и принять решение, наиболее выгодное для предприятия.

Частные задачи, определенные в ходе анализа задач, затем обобщаются в закрытые группы задач, которые соответствуют производительности труда отдельных лиц. Такой комплекс задач называется рабочим местом.

Под рабочим местом мы понимаем разумную координацию видов деятельности на одном участке работы. Участок работы и ответственность следует четко разграничивать. Объем участка работы должен соответствовать средней производительности сотрудника по найму.

Создание рабочих мест всегда происходит в результате централизации одинаковых или сходных задач по одному из названных принципов. Если при учреждении предприятий организация может проходить только по вещественным и формальным аспектам, то при реорганизации уже существующего предприятия необходимо учитывать личные аспекты (рабочие места создаются с учетом особых способностей ведущих сотрудников).

Определяющими факторами для создания рабочих мест могут быть:

Личные аспекты:

• Количество сотрудников: при реорганизации желательно сохранить на предприятии рабочие места всех сотрудников.
• Навыки сотрудников:  при реорганизации следует учитывать предыдущие виды деятельности сотрудников.

Вещественные аспекты:

• Вид операции: признаком является однородность операции, например, ведение записей, бухгалтерии, выписывание счета-фактуры. Отделы, созданные по принципу сходности операций, получают соответствующие названия: Отдел закупок, Производственный отдел, Кухня, Бухгалтерия, Ресторан и т. д.
• Объект обработки: признаком синтеза задач является обработанный предмет, например, предоставление ночлега и питания. Специализация отделов предприятия происходит по структурным подразделениям, например, гостиница, ресторан, обслуживание вечеринок (= организация структурных подразделений).

Формальные аспекты:

• Очередность: здесь сводятся задачи, требующие решения, по принципу приоритетности. Создается система подчинения, то есть иерархическая структура предприятия.
• Фаза: при этом, например, разграничиваются контрольные функции видов выполняемой деятельности.

Определяющие признаки: средства труда – помещение – время

• Средства труда: синтез задач определяется средствами труда, например, установка для обработки данных.
• Помещение: примером может служить «комендант», который отвечает за порядок и инженерное оборудование гостиницы.
• Время: пример: ночной аудит.

Количество рабочих мест на предприятии зависит от масштабности предприятия и от поставленных задач. При этом следует придерживаться принципа «как можно меньше рабочих мест, но ровно столько, сколько требуется».

При создании рабочих мест нужно иметь в виду:

• Главные и второстепенные задачи
• Требования и объем работ
• Средства труда и организации
• Руководство, координация и подчиненность

Руководители, наделенные полномочиями отдавать распоряжения и принимать решения подчиненных сотрудникам, являются представителями высшей инстанцией предприятия. Право отдавать распоряжение должно иметь четкие границы, когда, например, старший официант и шестеро его подчиненных являются сотрудниками одного отдела. Недостаток авторитета затрудняет выполнение задач, тогда как нечеткость формулировки полномочий сотрудников приводит к недоразумениям.

Инстанции

Количество сотрудников               Уровень инстанции                           Решения

Коллегиальная инстанция –         высший уровень руководства     линейные

коллективное руководство –                                                               инстанции

несколько лиц по определенным   старшие менеджеры или          указания только

согласованным правилам               руководство предприятия         вышестоящей

принимают решения о воле-                                                               инстанции;

изъявлении                                      задания по руководству,

контролю и особые задания

Возможности:

Примат-коллегиальность:           средний уровень руководства     штабная

один член группы является            средний менеджмент                   инстанция

первым среди равных                     заведующие отделами

(primus inter pares), то есть                                                                    место в штабе

он председательствует и                получают указания только          не дает права

обладает правом решающего         от вышестоящего уровня и        отдавать

голоса при равенстве голосов.        участвуют в подготовке             распоряжения;

решений; самостоятельные      имеют право

Плебисцитарная коллегиальность:  решения в собственном            принимать

Все решения принимаются                  подразделении, коорди-           решения и

большинством голосов. Члены            нируют и проверяют                отдавать

группы имеют равные права                действия исполнителей-      распоряжения

подчиненных                         сотрудникам

Кассационная коллегиальность:                                                      штабного отдела;

Равноправные сотрудники должны

все решения принимать единогласно,                                            совещания по

чтобы каждый член имел право вето,                                           вопросам трудового

например, общее представительство                                             законодательства,

организационным

Специальная коллегиальность:                                                 налоговым вопросам.

У каждого члена руководящей группы

есть специальная сфера, в которой

он единолично отвечает за принятые

им решения.                                               Низшие руководящие

инстанции

Директорская инстанция                          низший менеджмент,

Единоличное руководство                        мастера, бригадиры

Иерархическое формирование воли

руководящим органом, состоящим из        информируют о распоряжениях,

из нескольких сотрудников, но решение    объясняют их суть;

принимает одно лицо. Эта инстанция         контролируют исполнение.

может состоять и из одного человека,

осуществляющего единоличное

руководство.