В большинстве случаев презентация проводится с целью представить определенному кругу лиц некую идею, концепцию, план, продукт или услугу и т. д. При этом материал предварительно обрабатывается, чтобы выглядеть наглядно, привлекательно и убедительно. Удачно оформленная презентация аргументированно демонстрирует преимущества, прибыть и полезность предмета презентации. Слова должны подкрепляться использованием мультимедийных средств (звук, изображение, аромат, вкус). Акцептация должна усиливаться дополнительными каналами связи.
Вопросы для подготовки презентации
Для подготовки презентации, в ходе которой продается не только содержание, но и его упаковка, могут быть поставлены следующие вопросы:
- Кому предназначена презентация? (целевая группа презентации) Что должны узнать или сделать в конце презентации. Следует узнать, что уже известно членам целевой группы, каковы их ожидания, в чем они заинтересованы. Каковы их потребности? С какими условиями и препятствиями можно столкнуться? Чем больше информации будет собрано о целевой группе, тем легче подобрать средства и пути для рекламной акции.
- Что должно быть достигнуто с помощью презентации? Цель должна формулироваться четко и желательно в письменной форме.
- Что за цель должна быть достигнута? Как оформить содержание?
- Как оформить помещение? (зал для доклада)
Подготовка презентации
Подготовка презентации может состоять из следующих шагов:
- 1-й шаг: сбор информации: основное содержание, учет актуальности и особенности целевой группы.
- 2-й шаг: подбор информации: структурирование и разбивка материала.
- 3-й шаг: оценка информации: разделение существенного и второстепенного, отработка скрытой информации.
- 4-й шаг: оформление информации: определение красной нити, наглядное распределение материалов, визуализация
Затем следует составить временной график. Заданные или запланированные временные рамки непременно должны быть соблюдены. Для этого необходимо соразмерить содержание. Докладчику следует сосредоточиться на главном. Следует избегать смены темпа и поспешности. Слайд размером 10 строк нужно демонстрировать в течение 2—3 минут (железное правило). Продолжительность доклада легче оценить, если провести репетицию презентации.
Оформление слайдов
При представлении содержания и оформлении слайдов следует учитывать следующее:
- Не более одного ключевого высказывания на одном слайде
- Использовать только ключевые высказывания и простые формулировки
- Не более 10 строк и восьми слов на строке (для каждого слайда)
- Использовать не более трех цветов
- Светлый фон, темный шрифт
- Заглавия слайдов: краткие и выразительные
- Перечисления не должны состоять из полных фраз
- Размер шрифта не более 18
- Соблюдать межстрочный интервал
- Единый макет для всей презентации
- Использовать графики, символы и аббревиатуры
Источник: Gutmann, Melanie: Präsentationstechnik für Juristen, Wintersemester 2003/2004
Во время чтения доклада следует правильно подбирать слова и понятно строить фразы. Мотивационную привлекательность можно достичь при помощи исполнения ожиданий. Польза презентации для слушателей должна быть очевидна. Желательно задействовать все органы чувств (зрение, обоняние, вкус, осязание).
Следующим фактором, способствующим успеху презентации, являются рамочные условия, то есть время, продолжительность, место и помещение. Очень важно обеспечить отсутствие помех, размер зала, свет и вентиляцию. Количество сидячих и стоячих мест, условия видимости следует планировать заранее. Вся техническая аппаратура должна функционировать безупречно. Прохладительные напитки способствуют расположению участников.
Как проходит правильная презентация ?
- Актуальное событие из выпуска новостей или специального журнала
- Цитаты, каламбуры
- Начало доклада. Риторический вопрос
- Вопрос к аудитории
- Нечто, чего не ожидали, например, демонстрация опыта. Служит для установления контакта между оратором и аудиторией
- Слушатели ожидают установки
- Естественное приветствие
- Кем является докладчик?
- Введение. О чем пойдет речь? Тема доклада
- Объяснение потенциальной пользы для слушателей
- Обзор содержания (повестка дня)
- Удачный переход к основной части
- Аккуратно разложить слайды, возможно, они понадобятся еще раз в ходе дискуссии
- Размножить слайды, которые понадобятся не один раз
- Держать перед глазами (уменьшенные) бумажные копии слайдов
- Говорить свободно, без конспекта
- Во время доклада говорить своими словами
- Читать стоя, а не сидя
- Не допускать монотонности!
- Думать сложно, говорить просто
- Визуальный контакт с аудиторией
- По возможности перемещаться в зале
- Удачный переход от основной части
- Подчеркнуть ключевые мысли
- Обобщение важных моментов
- Установить связь с введением
- Окончание доклада
- Последние фразы выучить наизусть
- Естественное прощание
- Конец должен быть однозначным, понятным без указания
- НЕЛЬЗЯ: Вот, пожалуй, все/благодарю вас
- Ответить на вопросы
- Если ответ неизвестен, предложить найти информацию
